© 2021 – intoAction
Privacyverklaring
Case Signify
Signify: optimalisatie van het introductieproces voor nieuwe producten
Bij Signify (voorheen Philips Lighting) staat Lean Six Sigma
hoog in het vaandel. Deze beproefde methodiek vormt de
basis voor hun operational excellence. Vanuit die invalshoek
keken we naar verbetermogelijkheden in het publicatieproces
rondom de introductie van nieuwe business-to-consumer
producten in diverse markten. Hoe zorgen we ervoor dat
het introduceren van nieuwe producten altijd on time, in
full gebeurt? Dat wil zeggen: op tijd en volledig, met alle
benodigde content.
Klant: Signify
Capability Building
Content management
Capability Building
Content management
Analyse
Waar is verbetering noodzakelijk?
We startten met een intensief analysetraject om te
achterhalen waar optimalisatie noodzakelijk was. Aan
de hand van diverse interviews - gebaseerd op een
uitgebreide vragenlijst die keek naar people, process,
information en technology - spraken we met tientallen
mensen in de organisatie, waaronder Product
Managers en Marketing - en communicatiespecialisten.
Proces
Afhankelijkheden & tijdslijnen
Daarnaast hebben we de afhankelijkheden van de
diverse product content marketing deliverables voor
het publiceren van een nieuw product in kaart
gebracht. Denk aan content zoals marketingteksten,
fotografie en andere visuele assets. Wat moet er eerst
klaar zijn voordat het volgende kan plaatsvinden?
Welke activiteiten kunnen parallel aan elkaar lopen?
Wanneer moet welke deliverable afgerond zijn om alle
markten in staat te stellen tijdig te publiceren? Op basis
van die informatie hebben we alle deliverables die
nodig zijn voor publicatie van een nieuw product
gemapt naar standaard tijdslijnen, met vaste deadlines.
Daarbij hebben we scherp gekeken naar de
verankering in de organisatie: hoe zorgen we ervoor
dat het team ook na afloop van dit project het nieuwe
gestroomlijnde proces blijft volgen?
Dit zegt een collega
“In een ideale situatie zijn alle deliverables een vast aantal weken voor publicatie afgerond. Maar het moet wel haalbaar zijn en aansluiten bij de realiteit. Wij kunnen wel een deadline adviseren, maar dat werkt alleen als het past bij de manier van werken. Anders krijg je nooit die verankering in de organisatie waar we allemaal naar streven.”
Désirée van de Langenberg, Digital Marketing Consultant bij intoAction
RACI: Verantwoordelijkheden beleggen
Uit de analyse bleek verder dat we de verantwoordelijkheden voor de verschillende stappen in het proces moesten verduidelijken. Om die reden
hebben we de RACI opnieuw ingevuld.
We legden vast wie welke activiteit in het proces moet uitvoeren (responsible), wie er eindverantwoordelijk is (accountable), wie advies kan geven (consulted) en wie er wanneer geïnformeerd moet worden (informed). Tijdens diverse online workshops met de belangrijkste stakeholders hebben we deze afspraken
in de organisatie verankerd.
Systeemverbeteringen aanbrengen
Om het gestroomlijnde proces en de opnieuw belegde
verantwoordelijkheden te ondersteunen, hebben we
een aantal verbeteringen in het Product Information
Management systeem (PIM-systeem) doorgevoerd.
Zo hebben we velden toegevoegd die aangeven wie
de eigenaar is van een product. Maar we hebben
bijvoorbeeld ook notificaties geïntroduceerd, zodat
collega’s van Product Management en MarCom weten
wanneer ze bepaalde taken moeten doen en op de
hoogte zijn van naderende deadlines.
Dit zegt een collega
“Vanwege het Corona-virus hebben we dit project op afstand en digitaal uitgevoerd. Het was best even zoeken hoe we de focus strak konden houden. Maar uiteindelijk ging het hartstikke goed. We leerden o.a. dat je groepen klein moet houden. Met 20 personen online een workshop doen, werkt niet. Verder moet je echt goed plannen en duidelijk afspreken wanneer je bepaalde milestones wil bereiken als projectgroep. Dat is bij zo’n online traject nog belangrijker dan wanneer je het ‘gewoon’ offline doet.”
Désirée van de Langenberg, Digital Marketing Consultant bij intoAction
Let's go!
De belangrijkste resultaten
Met dit project hebben we het
productintroductieproces geoptimaliseerd en
gestroomlijnd. Daardoor staan nieuwe producten nu
on time, in full in de online productcatalogussen.
Daarnaast hebben we de dataconsistentie in het
PIM-systeem flink verbeterd. Daardoor is er voor
soortgelijke producten nu een minimale set aan
technische en commerciële product-data aanwezig.
En dat verbetert de klantbeleving.
Met een deploymentsessie hebben we dit project
verankerd in de organisatie. We maakten heldere
afspraken met managers. Zodat zij zelf - nu dit project
is afgerond - strak blijven monitoren en dit nieuwe
proces blijven volgen.
Succesverhalen
Benieuwd waar wij nog meer aan werken?
Elke organisatie en elke opdracht is anders, kijk hieronder waar wij nog meer aan werken?
Neem contact op
Meer weten over ons werk?
Stuur dan een mail naar Willem Corbijn via onderstaande knop.
Stuur een e-mail
