img
Case Signify
Signify: optimalisatie van het introductieproces voor nieuwe producten
Bij Signify (voorheen Philips Lighting) staat Lean Six Sigma hoog in het vaandel. Deze beproefde methodiek vormt de basis voor hun operational excellence. Vanuit die invalshoek keken we naar verbetermogelijkheden in het publicatieproces rondom de introductie van nieuwe business-to-consumer producten in diverse markten. Hoe zorgen we ervoor dat het introduceren van nieuwe producten altijd on time, in full gebeurt? Dat wil zeggen: op tijd en volledig, met alle benodigde content.
Klant: Signify

Capability Building

Content management

img
Analyse
Waar is verbetering noodzakelijk?
We startten met een intensief analysetraject om te achterhalen waar optimalisatie noodzakelijk was. Aan de hand van diverse interviews - gebaseerd op een uitgebreide vragenlijst die keek naar people, process, information en technology - spraken we met tientallen mensen in de organisatie, waaronder Product Managers en Marketing - en communicatiespecialisten.
Proces
Afhankelijkheden & tijdslijnen
Daarnaast hebben we de afhankelijkheden van de diverse product content marketing deliverables voor het publiceren van een nieuw product in kaart gebracht. Denk aan content zoals marketingteksten, fotografie en andere visuele assets. Wat moet er eerst klaar zijn voordat het volgende kan plaatsvinden? Welke activiteiten kunnen parallel aan elkaar lopen? Wanneer moet welke deliverable afgerond zijn om alle markten in staat te stellen tijdig te publiceren? Op basis van die informatie hebben we alle deliverables die nodig zijn voor publicatie van een nieuw product gemapt naar standaard tijdslijnen, met vaste deadlines. Daarbij hebben we scherp gekeken naar de verankering in de organisatie: hoe zorgen we ervoor dat het team ook na afloop van dit project het nieuwe gestroomlijnde proces blijft volgen?
Dit zegt een collega
“In een ideale situatie zijn alle deliverables een vast aantal weken voor publicatie afgerond. Maar het moet wel haalbaar zijn en aansluiten bij de realiteit. Wij kunnen wel een deadline adviseren, maar dat werkt alleen als het past bij de manier van werken. Anders krijg je nooit die verankering in de organisatie waar we allemaal naar streven.”
Désirée van de Langenberg, Digital Marketing Consultant bij intoAction
RACI: Verantwoordelijkheden beleggen

Uit de analyse bleek verder dat we de verantwoordelijkheden voor de verschillende stappen in het proces moesten verduidelijken. Om die reden
hebben we de RACI opnieuw ingevuld.

We legden vast wie welke activiteit in het proces moet uitvoeren (responsible), wie er eindverantwoordelijk is (accountable), wie advies kan geven (consulted) en wie er wanneer geïnformeerd moet worden (informed). Tijdens diverse online workshops met de belangrijkste stakeholders hebben we deze afspraken
in de organisatie verankerd.

img
Systeemverbeteringen aanbrengen
Om het gestroomlijnde proces en de opnieuw belegde verantwoordelijkheden te ondersteunen, hebben we een aantal verbeteringen in het Product Information Management systeem (PIM-systeem) doorgevoerd. Zo hebben we velden toegevoegd die aangeven wie de eigenaar is van een product. Maar we hebben bijvoorbeeld ook notificaties geïntroduceerd, zodat collega’s van Product Management en MarCom weten wanneer ze bepaalde taken moeten doen en op de hoogte zijn van naderende deadlines.
Dit zegt een collega
“Vanwege het Corona-virus hebben we dit project op afstand en digitaal uitgevoerd. Het was best even zoeken hoe we de focus strak konden houden. Maar uiteindelijk ging het hartstikke goed. We leerden o.a. dat je groepen klein moet houden. Met 20 personen online een workshop doen, werkt niet. Verder moet je echt goed plannen en duidelijk afspreken wanneer je bepaalde milestones wil bereiken als projectgroep. Dat is bij zo’n online traject nog belangrijker dan wanneer je het ‘gewoon’ offline doet.”
Désirée van de Langenberg, Digital Marketing Consultant bij intoAction
Let's go!
De belangrijkste resultaten

Met dit project hebben we het
productintroductieproces geoptimaliseerd en
gestroomlijnd. Daardoor staan nieuwe producten nu
on time, in full in de online productcatalogussen.
Daarnaast hebben we de dataconsistentie in het
PIM-systeem flink verbeterd. Daardoor is er voor
soortgelijke producten nu een minimale set aan
technische en commerciële product-data aanwezig.
En dat verbetert de klantbeleving.
Met een deploymentsessie hebben we dit project
verankerd in de organisatie. We maakten heldere
afspraken met managers. Zodat zij zelf - nu dit project
is afgerond - strak blijven monitoren en dit nieuwe
proces blijven volgen.

img
Neem contact op
Meer weten over ons werk?
Stuur dan een mail naar Willem Corbijn via onderstaande knop.
Stuur een e-mail
img