Nouryon: Product data sheets in één druk op de knop

Case Nouryon

Nouryon, de voormalig chemische tak van AkzoNobel, had net een nieuw Product Information Management (PIM) systeem in gebruik. Het systeem moest ervoor zorgen dat productinformatie op de eigen website en alle externe kanalen overeenkomt. Met 3600 verschillende producten verdeeld over 21 bedrijfstakken, stond de organisatie voor een grote uitdaging.

Klant: Nouryon

Capability Building

Content management

De volgende stap

Product data sheets

Die zeer diverse bedrijfstakken hadden ieder de afgelopen jaren een eigen manier ontwikkeld voor het verzamelen, vastleggen en opslaan van productinformatie. Om de voordelen van een PIM-systeem goed te kunnen benutten, moet je dat op één uniforme manier doen. Toen wij aanhaakten in het project, was dat voor de basisinformatie inmiddels gelukt (productnaam, beschrijving, afbeelding). Voor de volgende stap hadden ze onze hulp nodig. In de wereld van chemie worden producten vergeleken op basis van specificaties die in product data sheets staan. Deze technische documenten zijn essentieel, omdat klanten op basis van de informatie die erop staat een aankoopbeslissing nemen.

Keuzes

Eén vast format & automatisch genereren

De 21 verschillende marktsegmenten van Nouryon hadden de afgelopen decennia ieder hun eigen variant op dit document ontwikkeld. De uitdaging was niet alleen om tot één vast ontwerp en format te komen. Maar ook om de product data sheets automatisch door het PIM-systeem in verschillende talen te laten genereren in PDF-vorm. Zodat medewerkers alleen nog maar de juiste informatie in de juiste velden in hoefden te voeren en het systeem de rest voor zijn rekening zou nemen.
Nadat we alle 3600 product data sheets hadden verzameld, kwam de eerste grote uitdaging: 21 bedrijfstakken op één lijn krijgen en samen één template bepalen voor alle product data sheets.

Van dat afstemmingsproces hebben we samen met de klant veel werk gemaakt. We toonden aan hoeveel efficiënter de organisatie wordt als het PIM-systeem automatisch product data sheets aanmaakt. En dat je daarvoor keuzes moet maken.

Dit zegt een collega

“Je kunt niet álles toevoegen aan zo’n template. Bij ieder verzoek stelden we daarom drie vragen: ‘hoe vaak komt dit voor?’, ‘wat kost het om aan dit verzoek te voldoen?’ en ‘welke businessimpact heeft het als dit we deze informatie in de product data sheet opnemen?’. Oftewel: draagt deze informatie bij aan de verkoop van het product? Op basis van de antwoorden maakten we afwegingen.”

Jeroen Kaak, Business Engineer bij intoAction

Dataconsistentie

Data cleansing & dataconsistentie

Als de template bepaald is, ben je er nog niet. Na het
koppelen van de ruwe data aan de nieuwe template
volgde een ontzettend belangrijke stap: data
cleansing. Het opschonen van alle informatie. Is de
informatie compleet? Klopt het? Staan er geen
schrijffouten in? In deze fase wordt het verschil
gemaakt in dataconsistentie. Vervolgens moet je die
schone data voorbereiden voor migratie naar het
systeem en na inladen valideren.

Datamodel

Het belang van een goed datamodel

Een groot contentmigratieproject als dit valt of staat met een goed datamodel. Dit model beschrijft wat de relaties zijn tussen de producten en specificaties. Het geeft de structuur van je productinformatie weer. En alle parameters die je per element hebt afgesproken, zoals de kleur van een chemisch product. Een goed datamodel is schaalbaar, robuust in model, maar flexibel qua data. Het zorgt ervoor dat gegevens een unieke plek hebben in het systeem, de zogenaamde Single-Source-Of-Truth. Het datamodel is continu in ontwikkeling tijdens het project. Als er nieuwe velden bij komen in het datamodel, heeft dat altijd invloed op het template in het PIM-systeem.

Dit zegt een collega

“Dit is één van de gaafste projecten die ik ooit gedaan heb. Er waren echt flink wat spierballen voor nodig om dit voor elkaar te krijgen. Het afstemmen en onderhandelen met al die businesses, het ‘cleanen’ van 57.000 records. De energie die daarvoor nodig is, de complexiteit van de datamodellen waar je mee te maken hebt, het overzicht dat je continu moet bewaken... Ik ben erg trots op wat we samen met Nouryon bereikt hebben.”

Jeroen Kaak, Business Engineer bij intoAction

Resultaat

Consistente merkbeleving & flinke kostenbesparing

Inmiddels zijn alle 3600 producten inclusief specificaties opgeslagen in het PIM-systeem. De product data sheets worden automatisch gegenereerd in diverse talen. Vanzelfsprekend met de juiste Nouryon branding en een éénduidige formulering voor kleuren, maten en vaste termen. Kortom: we hebben een herkenbare en consistente merkbeleving gerealiseerd.

Dat het proces flink vereenvoudigd is, het systeem automatisch PDF’s genereert en de individuele product data sheets niet meer langs een vertaalbureau
hoeven, heeft tot een behoorlijke kostenbesparing geleid. Het enige wat medewerkers nu hoeven te doen, is de juiste data in het PIM-systeem zetten.
De rest gaat vanzelf. Komen er nieuwe divisies of producten bij? Dan gaat de implementatie van die producten een stuk sneller dan voorheen. Dankzij ingebouwde rapportages kan het management precies zien waar een nieuw product zich bevindt in het implementatieproces en welke informatie nog ontbreekt.

Tot slot zijn de producten van Nouryon nu stukken beter vindbaar en vergelijkbaar op de website. Het PIM-systeem is immers ook de motor onder de zoekmodule van de website. We vergeten het soms wel eens als we zo diep in de materie duiken, maar is dát uiteindelijk natuurlijk wel waar je het voor doet: de eindklant zo goed mogelijk helpen en bedienen.

Succesverhalen

Benieuwd waar wij nog meer aan werken?

Elke organisatie en elke opdracht is anders, kijk hieronder waar wij nog meer aan werken?

Neem contact op

Meer weten over ons werk?

Stuur dan een mail naar Willem Corbijn via onderstaande knop.

Stuur een e-mail